Gestione dei rifiuti e tutela ambientale: obbligo di FIR in formato digitale ed impatto sul MOGC 231 e la Governance d’impresa

📌 Dal 16 settembre 2026 la compilazione del formulario identificativo dei rifiuti (FIR) in formato digitale diventa obbligatoria per tutte le imprese iscritte al RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti). Si tratta di una delle misure di controllo introdotte nell’ambito del sistema di gestione dei rifiuti e della tutela dell’ambiente attraverso la L. 27 febbraio 2026, n. 26 di conversione del c.d. Decreto Milleproroghe 2026. Insieme ad essa, con la stessa portata rivoluzionaria, è possibile ricordare, ad esempio, anche l’obbligo di installare sistemi di geolocalizzazione sui veicoli adibiti al trasporto di rifiuti pericolosi.

➡️ Dal punto di vista tecnologico, la compilazione del FIR in formato digitale eleva il documento prodotto ad uno standard di tracciabilità ed immodificabilità senza precedenti, il quale può, pertanto, essere considerato un documento informatico in senso proprio, con il valore probatorio riconosciuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – d.lgs. 82/2005), e non un mero documento “digitale” o una riproduzione dematerializzata. Il flusso operativo sul portale RENTRI esige, infatti, anzitutto, la compilazione ed emissione del documento da parte del produttore (o detentore), la doppia firma elettronica da parte di produttore e trasportatore (tramite SPID, CIE, CNS o l’app abilitata) prima dell’inizio del trasporto, e, all’arrivo del rifiuto a destino, la presa in carico dello stesso da parte dello smaltitore, l’inserimento dei dati di accettazione (es. peso a destino, eventuali riserve) e la firma digitale del documento anche da parte di quest’ultimo.

💡 Il regime di firma elettronica previsto dal portale RENTRI dovrebbe far riflettere le imprese obbligate sulla coerenza del sistema di Governance definito per la gestione del Processo di smaltimento dei rifiuti e del relativo Protocollo di Controllo afferente al MOGC 231 adottato. Il portale RENTRI prevede, infatti, una chiara gerarchia di profili d’accesso, distinguendo tra chi ha la responsabilità legale e chi esegue materialmente la compilazione o l’invio dei dati. Il primo, nella persona del legale rappresentante, effettua l’iscrizione dell’azienda e delle sue unità locali e dispone del potere di abilitare altre persone a operare per conto della società. Questi ultimi, nella persona di dipendenti denominanti “Incaricati”, possono eseguire tutti i compiti operativi necessari a tal scopo, come firmare o compilare ogni singolo formulario o registro di carico e scarico. Gli incaricati, inoltre, se autorizzati, possono costituire, a loro volta, dei “sub-incaricati” (ad esempio, operai nello stabilimento produttivo addetti alla pesa dei rifiuti prodotti) con permessi ancora più limitati, circoscritti solo a determinate funzioni (come la sola firma di partenza del FIR). Ciascuno dei soggetti nominati è destinato ad operare tramite la propria identità digitale personale ed è in grado, quindi, di trasmettere dati e impegnare, per quanto di competenza, la società verso l’esterno.

👇 Ci si chiede, quindi, se le società obbligate abbiano già coerentemente identificato all’interno del proprio CdA un Amministratore/Legale Rappresentante attributario del ruolo di Responsabile degli adempimenti ambientali. Se abbiano nominato, altresì, uno o più soggetti Delegati, anche in ragione delle proprie unità locali o stabilimenti produttivi, con attribuzione di poteri decisionali e di spesa. Se abbiano previsto degli incaricati/addetti alla gestione ambientale a supporto delle figure precedentemente menzionate ed abbiano sottoposto gli stessi ad adeguata formazione circa i compiti da svolgere. Prevedendo, in ogni caso, un chiaro organigramma in materia ambientale che dia adeguata rappresentazione della Struttura decisionale definita.

Ecco perché la ricognizione dei nuovi adempimenti in materia di RENTRI e FIR digitale dovrebbe fungere da spunto per le imprese per riflettere sul proprio sistema di Governance e sul del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato e, se del caso, guidarne le prossime attività di aggiornamento. Ruggeri Compliance è pronta ad assistervi in un percorso di adeguamento mirato e consapevole e a definire tutti gli strumenti di controllo interno più opportuni in relazione agli obiettivi che la vostra società si è prefissa di raggiungere.

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